La riunione periodica
D.Lgs. n. 81/2008 - Articolo 18 “Obblighi del datore di lavoro e del dirigente”.
- Comma 1. Il datore di lavoro, che esercita le attività di cui all’articolo 3, e i dirigenti, che organizzano e dirigono le stesse attività secondo le attribuzioni e competenze ad essi conferite, devono: …
v) nelle unità produttive con più di 15 lavoratori, convocare la riunione periodica di cui all’articolo 35 (articolo sanzionato con ammenda da 2.000 a 4.000 euro).
D.Lgs. n. 81/2008 - Articolo 35 “Riunione periodica”.
- Comma 1. Nelle aziende e nelle unità produttive che occupano più di 15 lavoratori, il datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione dai rischi, indice almeno una volta all’anno una riunione cui partecipano:
a) il datore di lavoro o un suo rappresentante;
b) il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi;
c) il medico competente, ove nominato;
d) il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.
- Comma 2. Nel corso della riunione il datore di lavoro sottopone all’esame dei partecipanti:
a) il documento di valutazione dei rischi;
b) l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria;
c) i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale;
d) i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute.
- Comma 3. Nel corso della riunione possono essere individuati:
a) codici di comportamento e buone prassi per prevenire i rischi di infortuni e di malattie professionali;
b) obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva sulla base delle linee guida per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro.
- Comma 4. La riunione ha altresì luogo in occasione di eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie che hanno riflessi sulla sicurezza e salute dei lavoratori. Nelle ipotesi di cui al presente articolo, nelle unità produttive che occupano fino a 15 lavoratori è facoltà del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza chiedere la convocazione di un’apposita riunione.
- Comma 5. Della riunione deve essere redatto un verbale che è a disposizione dei partecipanti per la sua consultazione.
Spesso i RLS danno poca importanza a questa riunione, quando questa invece è praticamente “strategica” in quanto impegnativa dell’azienda sulle attività di prevenzione e protezione di SSA.
Se pensiamo che, secondo il decreto 81/2008, i temi su cui discutere sono almeno quelli indicati dal comma 2 dell’articolo 35, notiamo subito che alcuni argomenti risultano impegnativi nel tempo ed altri sono concentrati prevalentemente sull’immediato.
Ovvero per gli argomenti: analisi DVR, andamento infortuni e sorveglianza sanitaria (indicati dalle lettere “a” e “b”), è opportuno eseguire una prima disamina a fondo degli argomenti stessi - che probabilmente impiegheranno più del tempo concesso alla riunione pertanto, in questo probabile caso, sarà compito del RLS far verbalizzare la necessità di concludere l’argomento in sessioni immediatamente successive della riunione e non aspettare l’anno seguente (come purtroppo spesso avviene, rendendo così, di fatto, la stessa riunione inconcludente, perché sarà necessario riprendere argomenti che nel frattempo saranno da aggiornare, ed altro) -.
I successivi due punti: DPI e programma formativo per i lavoratori (indicati dalle lettere “c” e “d”), hanno invece bisogno di un’attenta disamina ma sicuramente di molto meno tempo nel loro sviluppo. Difatti, sia i DPI, che una volta implementati e inseriti in un programma interno di mantenimento in efficienza (per esempio manutenzione, custodia, lavaggio tute effettuato presso ditte specializzate ed a carico dell’azienda) a meno del verificarsi di esigenze particolari (sostituzioni, nuovi rischi, nuovi processi produttivi o altro), sia i percorsi formativi e di coinvolgimento abbisognano di un’attenta considerazione solamente nella prima fase iniziale, ovvero in occasione della prima riunione periodica, per poi essere “tenuti sotto controllo” nel loro evolversi, in occasione delle riunioni seguenti (anche non periodiche ma di natura applicativa), perché si tratta di argomenti che possono essere già all’origine programmati (quindi finanziati, supportati, gestiti e altro) su di uno sviluppo distribuito su più anni, ed attenzionati solamente nel momento in cui si presentano le variabili.
Partendo dal fatto che il legislatore ha reso obbligatoria la verbalizzazione della riunione periodica, istituendo così fattivamente un supporto (scritto e permanente) di riferimento per verificare, almeno annualmente, gli intenti e l’efficacia del percorso evolutivo adottato ai fini della prevenzione e protezione SSA, per gli anni successivi, se non vogliamo che questa documentazione evolutiva si trasformi in un riportare freddamente un’infinita serie di dati, sempre utilissimi e necessariamente resi noti ai lavoratori, relativi allo sviluppo del programma d’intervento sui rischi lavorativi, sulla sorveglianza sanitaria e sullo (sperato) abbattimento (o riduzione) di infortuni e malattie professionali, vi è anche la necessità di iniziare, sin da subito, a discutere di organizzazione del lavoro, finanziamenti, risorse, tempi e metodi a supporto dell’attività SSA stessa.
È importante per il RLS non dimenticare che l’organizzazione del lavoro, compresa quella necessaria alle attività di SSA, va necessariamente discussa per l’immediato ed il medio futuro anche con il supporto delle RSU (vedasi capitolo “Contrattare la sicurezza”), se presenti, in quanto si tratta di:
- conoscere e condividere anche dati in merito ai supporti finanziari che l’azienda intende dedicare agli sviluppi SSA ed ai percorsi di coinvolgimento collegati;
- trovare spazi applicativi (e supporti utili, compresi i finanziamenti) per i percorsi formativi e di coinvolgimento dei lavoratori e del RLS;
- trovare coperture organizzative sia per i lavoratori impegnati nella formazione e nel coinvolgimento (anche quotidiano) su SSA, sia per il RLS impegnato nella sua attività di rappresentanza.
A quest’ultimo punto dobbiamo aggiungere la considerazione che il tempo minimo da dedicare all’attività, che dalla grande maggioranza delle aziende è generalmente riferito alle sole già citate 40 ore annue, mentre sono note situazioni dove i RLS, nel tentativo di quantificare l’impegno necessario a svolgere dignitosamente l’attività per cui sono stati incaricati e sviluppando il tutto sull’impegno minimo obbligatorio indicato dall’articolo 50, comma 1, D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, presto ci si è resi conto che tale lasso di tempo è insufficiente, se non addirittura irrisorio, evidenziando come la stessa situazione sia riproponibile per la quasi generalità dei RLS.
Ecco allora la necessità di connotare tale riunione anche come “programmatica” ovvero, oltre a verificare l’efficacia dei sistemi SSA adottati e prevederne il loro sviluppo futuro, operando un’analisi organizzativa in combinato con quanto disposto dall’articolo 50 “Attribuzioni del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza”, Comma 2: “Il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza deve disporre del tempo necessario allo svolgimento dell’incarico senza perdita di retribuzione, nonché dei mezzi e degli spazi necessari per l’esercizio delle funzioni e delle facoltà riconosciutegli …”, emerge come questo tempo (più spazi, strumenti e metodi) debba essere preventivamente quantificato (quantità temporale necessaria oltre al minimo già previsto).
La sede migliore per discuterne è, appunto, quella della riunione periodica, in quanto momento di confronto esplicitamente dedicato alla valutazione delle attività SSA presenti e future, nonché parte di un programma obbligatorio (D.Lgs. n. 81/2008, articolo 28, comma 2 e nello specifico, la lettera c).
Il fatto che la riunione periodica, assuma anche carattere programmatico è importante anche per individuare e gestire i supporti (organizzativi ed economici) necessari alle attività future difatti, tutte le attività d’intervento su SSA devono potersi sviluppare sul percorso storico che segua:
1. analisi dei dati e della situazione precedente, compresa l’efficacia degli investimenti organizzativi ed economici già indicati;
2. valutazione dell’immediato in termini di risultati ed aspettative, nonché del grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati (step intermedio);
3. progettazione del futuro con definizione di obiettivi chiari, comuni e condivisi in modo da coinvolgere tutte le risorse possibili al fine di abbattere tempistica e costi.
Questa dovrebbe essere la situazione ottimale, però spessissimo si sente raccontare di aziende che non intendono sviluppare il percorso di collaborazione con i lavoratori, anche disincentivando in forma ricattatoria l’obbligo della segnalazione delle condizioni di rischio di cui il lavoratore viene a conoscenza, limitando la stesura del DVR ad un incarico consulenziale esterno, statico e puramente formale.
In questo ambiente “culturale” la riunione periodica è vista come un “fastidioso obbligo” da espletare in pochi minuti con una sterile lettura di dati statistici, a cui poi segue un’altrettanto sterile verbalizzazione quasi non posta alla lettura del RLS, ma sulla quale viene sempre richiesta la sottoscrizione per dimostrarne (formalmente) l’esecuzione in caso di verifica da parte degli Organi competenti .
Inoltre, affinché la riunione periodica sia correttamente:
- programmata e riconosciuta nella sua importanza;
- sviluppata, inizialmente almeno sui temi obbligatori ed indicati dal D.Lgs. 81/2008, articolo 35, comma 2;
- evoluta anche in senso “programmatico”;
- considerata nei contenuti del verbale quale indicatore dell’evolversi della situazione e d’indirizzo per le attività future;
deve essere supportata almeno da un riferimento contrattuale aziendale (per le aziende con oltre 15 dipendenti gestito direttamente dalla RSU) o con l’interessamento esplicito delle segreterie sindacali di categoria provinciali, per le quali non dovrebbe essere difficile coinvolgete tutte le aziende di categoria nel territorio di competenza in un unico documento di riferimento in tal senso.
Un altro metodo pratico, consigliato al RLS per rendere maggiormente produttiva ed efficace la riunione periodica, è quello di preparare un piccolo dossier su tutte le questioni che, in qualche modo, non sono andate a buon fine in corso d’anno (segnalazioni, investimenti, programmi formativi o d’intervento sul rischio, analisi e campionamenti ambientali chiesti e mai attuati, e molto altro ancora) o che abbisognano di attenzione e programmazione per il futuro.
Questo potrà servire nel caso che:
- al RLS sia concesso il necessario spazio di parola - in questo caso il dossier può divenire utile traccia ed elenco di situazioni da esporre e poi da riportare nel verbale;
- al RLS non è concesso spazio di parola - è oramai entrata nella normalità l’abitudine in cui il responsabile presente, dopo aver proceduto all’analisi degli argomenti obbligatori indicati nel comma 2 dell’articolo 35, indica che non vi è più tempo per il RLS per esporre a fondo le problematiche; in questo caso tale elenco potrà essere dal RLS citato e richiesto ufficialmente che sia posto in allegato al verbale e considerato parte integrante dello stesso (tale dichiarazione dovrà poi essere riportata nel verbale stesso).
Altra questione importante per il RLS è quando, succede spessissimo, a queste riunioni non si presenta fisicamente il datore di lavoro (indice dell’interesse che lo stesso dedica alle questioni SSA), in quanto “sollevato” dalla delega di rappresentanza, generalmente da lui concessa al RSPP (la delega, se efficace perché rientrante nelle indicazioni date dall’articolo 16 D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, va riportata a verbale) dimenticando comunque che, se lo stesso D.Lgs. n. 81/2008 all’articolo 35 ”Riunione periodica”, prevede al comma 1: “nelle aziende e nelle unità produttive che occupano più di 15 lavoratori, il datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione dai rischi, indice almeno una volta all’anno una riunione cui partecipano:
a) il datore di lavoro o un suo rappresentante;
b) il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi;
c) il medico competente, ove nominato;
d) il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza”.
Ovvero, se la lettera a) indica "o" un suo rappresentante e la lettera b) l’obbligatoria presenza del RSPP, la partecipazione è vista per persone distinte dove il datore di lavoro (DL) non può essere il RSPP (a meno che non si tratti di una piccola azienda dove il DL si è autonominato RSPP ma, in questo caso, la sua presenza fisica alla riunione, indetta come da comma 4 articolo 35 D.Lgs. n. 81/2008, è obbligatoria); il tutto rafforzato dallo stesso comma, dove indica come il DL possa delegare al RSPP il solo impegno di “indire” tale riunione. In questo caso, e con le motivazioni appena descritte (da riportare a verbale), in assenza del DL o di suo incaricato (con delega) diverso dal RSPP il RLS può fare invalidare la riunione e richiedere la sua riprogrammazione.
Però, per non irrigidire ulteriormente una situazione già “compromessa”, per il RLS può essere utile considerare il tutto anche nel rispetto dei contenuti dell’articolo 16 “delega di funzioni”, dove il concetto di delega va visto, in modo esteso ed in combinato con quanto disposto dall’articolo 35, quindi non come presenza di persone comunque tra loro differenti, ma obbligatoria presenza di competenze, tra loro differenti, che potrebbero anche essere in capo alla stessa persona, ovvero:
1. il DL ha assunto esso stesso l’incarico di RSPP secondo le previsioni dell’articolo 34 “Svolgimento diretto da parte del datore di lavoro dei compiti di prevenzione e protezione dai rischi” del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, quindi è già in possesso dei poteri decisionali e di spesa (situazione che riguarda esclusivamente le piccole aziende, dove la riunione non è periodica ma anche indetta dal RLS secondo il comma 4 dell’articolo 35, e dove la situazione prevede comunque la presenza del DL perché esso stesso ricoprente le funzioni di due figure strategiche);
2. il DL delega il RSPP a rappresentarlo in riunione periodica (quest’ultimo assumendo così la doppia competenza data dalle lettere “a” e “b”) purché al RSPP siano delegati anche specifici poteri decisionali e di spesa in capo al DL.
In definitiva, se il RSPP che dichiara di rappresentare ufficialmente il DL all’inizio della riunione, al momento di prendere decisioni e definire interventi, anche economici, rimanda tutto al DL (o ad altro soggetto) automaticamente ed indirettamente dichiara di non essere titolare delle autonomie decisionali e di spesa necessarie a validare la riunione stessa. Il RLS, quindi, deve far verbalizzare la non efficacia della riunione, da riprogrammare perché ritenuta nulla, in quanto verificata l’anomala mancanza della figura apicale in violazione con le indicazioni normative prima citate.
Articolo 16 - Delega di funzioni
Comma 1. La delega di funzioni da parte del datore di lavoro, ove non espressamente esclusa, è ammessa con i seguenti limiti e condizioni:
c) che essa attribuisca al delegato tutti i poteri di organizzazione, gestione e controllo richiesti dalla specifica natura delle funzioni delegate;
d) che essa attribuisca al delegato l’autonomia di spesa necessaria allo svolgimento delle funzioni delegate.
Va da sé che se il DL continuerà a non presentarsi, o a non programmare la riunione stessa, il RLS sarà tenuto a segnalare la situazione agli Organi competenti.
In qualsiasi caso, il RLS non dovrà sottoscrivere il verbale conclusivo almeno sinché non avrà avuto modo di verificare se nello stesso sono stati riportati tutti gli interventi che si sono susseguiti (con eccezione logica delle questioni irrilevanti o non attinenti), comprese le integrazioni da lui stesso richieste; in difetto, potrà inserire una postilla scritta a mano, e poi firmata, dove dichiara nullo il documento perché non fedelmente riportante i contenuti della riunione stessa.
Riassumendo, la riunione periodica:
- si indice almeno una volta all’anno nelle aziende con più di 15 lavoratori;
- si indice a richiesta del RLS per le aziende sotto i 15 lavoratori;
- vi devono partecipare tutti i soggetti dedicati alla sicurezza sul lavoro, e non può essere valida se manca chi ha poteri decisionali e di spesa;
- vi si deve discutere il programma applicativo per la sicurezza, la sua evoluzione e la compatibilità delle risorse (umane ed economiche) messe a disposizione;
- si deve indicare un impegno temporale indicativo minimo sia per il RLS, sia per i lavoratori impegnati in programmi formativi e di coinvolgimento;
- il RLS deve avere spazio d’intervento e tutto ciò che dice deve essere riportato a verbale;
- deve essere redatto verbale, preferibilmente consegnato in copia ai partecipanti.
